Tps для хороших зустрічей на відстані

Поради для хороших зустрічей на відстані

Зустрічі на відстані заощаджують час і дають більш швидкі результати

Деякі з переваг дистанційних зустрічей:
• Скорочення або усунення транспортних витрат
• Підвищити ефективність компанії - час подорожі стає робочим часом
• Зменшити рівень стресу серед працівників - баланс між роботою та особистим життям
• Пряма і спонтанна
• Безпечний для довкілля

Поради для хороших телеконференцій

Підготовка (якщо голова на засіданні)

• Призначення. Майте чітку мету для зустрічі і що ви очікуєте від учасників. Це засідання для отримання інформації, обговорення або прийняття рішення?
  • Правильні люди. Запропонуйте потрібним людям, людям, які обидва додають щось на зустріч, і що отримує щось від цього.
  • Необхідні показники. Відправляйте учасникам необхідні читання та особистий коментар до кожного з учасників щодо того, що від них очікується. Чи повинні вони принести на зустріч певну інформацію або пояснити щось особливе.
  • Чітка програма. Перед початком зустрічі надсилайте порядок денний та список учасників.
  • Інформ. Поясніть, як приєднатися до зустрічі (номер телефону та будь-який PIN-код), чи буде здійснюватися дзвінок учаснику.
  • Тест. Перш ніж провести першу зустріч, проведіть кілька тестових викликів і спробуйте різні функції. Можливо, ваш комутатор вимагає спеціальних команд, щоб дзвонити кількома сторонами - зверніться до менеджера телефонії.
  • Документація. Як буде задокументована зустріч? Це гарна ідея використовувати функцію запису.
  • Не ускладнювати. Якщо зустріч повторюється, додайте учасників у групу до керівництва конференції або додайте окремі контакти до телефонної книги.
  • Початок і закінчення вчасно. Завжди починайте зустріч у призначений час, навіть якщо учасники відсутні.
  (Плануйте коротку перерву, якщо зустріч має бути продовжена).
  • Дотримуйтесь та виконуйте. Узагальнюйте, переглядайте та надсилайте записки на зустріч безпосередньо після зустрічі. [Встановіть терміни і дайте всім знати, хто за що відповідає].

Під час засідання (при головуванні на зборах)

• Введення. Ласкаво просимо і познайомте всіх. Це дає змогу досягти хорошого початку зустрічі та забезпечить атмосферу, що включає все, навіть для тих людей, які перебувають поза межами об'єкту. Якщо зустріч не дуже велика (до 10 учасників), попросіть учасників коротко познайомитися, щоб почути свій голос. Завжди намагайтеся створити атмосферу, яка дає людям відчуття сидіти разом, навіть тих, хто бере участь у інших місцях.
  • Хвилини. Записуйте або призначайте секретаря, який може зайняти хвилини і мати доступ до запису, якщо він зроблений.
  • Порядок денний. Особа, яка очолює зустріч, пояснює, про що йде зустріч, і як довго вона буде виконуватися, та надає короткий виклад порядку денного.
  • Перерви. Почніть зустріч, пояснивши основні правила зустрічі і що може бути тривожним.
  Ви не повинні читати електронні листи, не подорожувати на смартфоні, працювати з іншими завданнями тощо.
  • Перерви. Якщо зустріч триватиме більше 45 хвилин, перерви, щоб люди могли розтягнути ноги за 10-15 хвилин до продовження.
  • Досягти згоди. Перш ніж перейти до нового пункту, зверніться до різних учасників, щоб дізнатися, чи хоче хтось сказати що-небудь. Це змушує всіх відчувати себе залученими.
  • Динамічний. Керуйте і розглядайте динаміку в групі. Переконайтеся, що кожен отримує право говорити про те, що обговорюється, вирішувати конфлікти.
  • Поясніть. Якщо щось відбудеться в кімнаті (це може бути сміх), поясніть, що відбувається з будь-яким, хто бере участь у телефоні, щоб переконатися, що кожен відчуває себе включеним.
  • Час для запитань. Виділіть час для вирішення будь-яких питань.
  • Нова зустріч. Якщо є питання, які необхідно дотримуватися, узгодьте час для наступного засідання.

Після засідання (при головуванні на зборах)

• Слідкуйте і виконайте. Узагальнюйте, переглядайте та надсилайте записки на зустріч безпосередньо після зустрічі. Встановіть терміни і дайте всім знати, хто за що відповідає.

Для всіх, хто бере участь у зустрічі (у віддаленому місці)

• Мир і тиша. Спробуйте знайти тихе місце, де можна сидіти.
• Паркуйте. Якщо ви берете участь у вашому автомобілі, спокійно паркуйтеся, наприклад, на автостоянці, перш ніж приєднатися до зустрічі.
• Вимкніть мікрофон. Якщо ви сидите десь з великим фоновим шумом, наприклад, в аеропорту або в автомобілі чи кафе, вимикайте мікрофон (відключення звуку), коли ви не розмовляєте.
• Будьте готові багато часу. Переконайтеся, що ви добре знайшли час для зустрічі, щоб дати собі можливість поспілкуватися з іншими учасниками перед початком зустрічі (так само, як і люди в конференц-залі разом).
• Представтеся. Якщо у вас є що сказати, переконайтеся, що люди розпізнають ваш голос, представивши себе першим.
• Тримайте людей інформованими. Якщо ви від'єднаєтесь (поганий прийом і т.д.), негайно передзвоніть і, у зручний момент, нехай інші учасники дізнаються, що ви були на відстані деякий час.
• Фокус. Зосередьтеся на зустрічі. Не читайте електронну пошту або виконуйте інші дії під час зустрічі.